ミニビジネスコラム　ビジネスメールの基本的な書き方とコツ 2

2022/09/26

ビジネスメールを書く際のポイントは9つ！前回は５つのコツをご紹介しました！

前回の記事はこちら

今回はいよいよメールの内容に関するポイントからです。それでは後半4つのコツを見ていきましょう！

6.本文は要旨→詳細の順番で書く

ビジネスメールではまず要旨を先に伝えます。
そうすることでメールの内容がわかりやすくなり、相手に内容を理解してもらいやすくなります。詳細や記載するURLなどがある場合はその後に続けましょう。
また、見やすいレイアウトにするためにある程度の文節で改行を入れ、段落と段落の間には空白を入れると見やすくなります。
入れたい情報が多い場合は箇条書きでも大丈夫です。
ビジネスメールでそんなことしても良いの？と思われるかもしれませんが、メール文頭での挨拶や、この後紹介する締めの挨拶などの内容をしっかり入れ込んでいれば大丈夫です！
「分かりやすさ」優先で、伝わりやすい内容を意識しましょう。

7.最後は挨拶で締めよう

要件を書き終わった後のメールの結びの部分は挨拶で締めるのがマナーです。
よく使われるものに『何卒よろしくお願いいたします。』などがありますが、ここでも前回の挨拶と名乗りと同様、メールの内容によって変更すると良いでしょう。

基本は

・何卒よろしくお願いいたします。
・引き続き、よろしくお願いいたします。

などです。一つ、自分でよく使う結びの挨拶を決めておくと良いでしょう。
また、心遣いを結びで添えるのも良いです。

・ご不明な点等ございましたらお気軽にご連絡ください。
・ご多忙かと思いますが、くれぐれもご自愛ください。

また相手にお願いする場面などでは、

・お手数かとは思いますが、ご確認よろしくお願いいたします。
・お力添えのほど、よろしくお願いいたします。

などが使えます。

8.メールには必ず署名を付ける

署名とは、自分の所属や氏名、電話番号、会社の住所など連絡先情報を記したものです。
本文の最後につけるのがマナーとされています。

「会社名」「部署名」
「氏名（読み仮名）」
「電話番号」「FAX番号」
「郵便番号・住所」
「メールアドレス」
「会社WebサイトへのURL」

などが具体的な署名の内容になります。
名刺と同程度の情報を載せておけば、名刺交換をしたことがない相手にも、電話番号や会社の所在地などの情報を知らせることができます。
大きな会社では部署移動などが頻繁に発生するため、相手の役職や部署が変わっている場合もあります。
そうしたことから、交換した名刺より署名の方が情報が新しく、確実だといえるので、例えば見積もりや請求書の宛名や荷物を発送する際の情報も、署名から情報を確認するようにしましょう。

9.返信・転送の使い分け

メールを受信した場合、その後の対応には3つあります。
まず「返信」
これは受信したメールの送り主だけに返信することです。Ccに入っていたアドレスの人にはメールが送信されません。
次に「全員に返信」
送り主をToとして、Ccに入っていた人にもそのままCcとしてメールが送られます。基本的にCcが入っているメールでは「全員に返信」で返信すると良いでしょう。
最後に「転送」
これはそのメールを受信していない人に、メールの内容を把握してもらうために送ります。転送する理由を明記したうえで元のメールを編集せずにそのまま送ります。

いかがでしたでしょうか？
最後に、今回のポイントも踏まえて前回のメールの続きを書いていきましょう！

例）○×商事での打ち合わせの後メール
あなたは打ち合わせで作った資料を先方の○×商事 営業部 田中さんへ送る必要があります。
メールの内容は、一緒に打ち合わせに行ったライターさんにもCcで送る必要があるとします。

宛名：○×商事 営業部 田中さんのアドレス
Cc：一緒に打ち合わせに行ったライターさんのアドレス
件名：◯◯案件の資料について

○×商事
営業部　田中さま

お世話になります。
◯◯社　企画部　◯◯です。

先日はお忙しい中、お打ち合わせ、ありがとうございました。
打ち合わせ内容を加味した資料を下記URL先に添付しております。

https:/～オンラインストレージサービスのURL（pass付きのURLを生成するのがおすすめ）

お手数かとは思いますが、ご確認よろしくお願いいたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。

==============
株式会社 ◯◯社
企画部　◯◯　◯◯◯
123-4567-8900
〒000-0000
大阪府 大阪市 淀川区　〇〇ビル 302
https:/～あなたの会社のHP
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いかがでしたでしょうか？2回に渡ってビジネスメールの書き方とコツについてご紹介しました！
例題で出したメールを見ると、意外とシンプルだなぁと思ったかもしれませんが、しっかりポイントを押さえていればこのくらいシンプルなビジネスメールでも相手に失礼なく、しっかり情報を伝えることができます！
メールを書くとき、慣れない事もあって緊張したりすることがあると思いますが、その時はこちらで紹介したコツとポイントを思い出して書いてみてくださいね！

次回の更新もよろしくお願いします！