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IGC COLUMN
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2022/09/14
今回は、ミニビジネスコラム！
ビジネスメールを書く際のポイントは9つ！
ビジネスメールと聞くと身構えてしまいがちだと思いますが、要点を押さえていれば意外と簡単に書くことができます。
今回はその前半5つのポイントを順番に見ていきましょう！
宛先は3種類に分かれています。
Toは宛先。複数入れることができますが、送ったメールに対応して欲しい人のアドレスを入れるようにしましょう。
次にCc。これは「複写」という意味なのですが、一応今の状況や内容を把握しておいてほしい人のアドレスを入れるところです。例えば、同じ案件を進めているあなたの上司や同じチームの同僚など、内容を共有しておきたい人はCcに入れるようにしましょう。
Bccは、「見えない複写」という意味になります。つまり、ToやCcに入れた人からは、Bccの人のメールアドレスは見えません。CcとBccの違いは、ほかの人から見えるか見えないかです。
大勢の人に一斉送信する場合などには使われますが、まずビジネスメールではあまり使われないです。状況によってCcとBccは使い分けましょう。
件名は「こんにちは！」や「お疲れ様です」などの挨拶や「お願い」「ご案内」など抽象的な文字ではなく、具体的な短い文章を入れましょう。
例えば、「◯◯案件のご確認のお願い」「お打ち合わせ日程調整のお願い」など、短くメール内容が伝わりやすいものが良いです。
メールに添付ファイルを付ける場面は数多くありますが、特に気を付けたい点はファイルサイズについてです。
相手の環境によって受け取れるファイルサイズの設定は異なるため、大きい容量のまま送ってしまうとエラーで送信できなかったり、相手がファイルを開けれない…なんてことも起こりかねません。なるべくファイルは圧縮して送るか、どうしても10MB以上などファイルサイズが大きくなってしまう場合は、「ギガファイル便」などのオンラインストレージ共有サービスを使いましょう。
また、メールをやり取りする相手が開くことのできない拡張子やファイルの種類があったりもするので、先方に確認を取っておくのがベストです。
また添付ファイルで一番よくあるミスは「添付し忘れ」や「誤添付」です。メールを送信する前にしっかり添付ファイルを確認する癖をつけることが大事です。
宛名はメール本文の最初に書きましょう。社外宛メールの宛名は「会社名＋部署名＋氏名＋様」が基本ですが、印象が硬くなりすぎることも。
何度かやり取りしている相手等であれば、「会社名＋氏名＋様」でも失礼にならないと思いますが、会社によってさまざまなので、上司などに宛名書きのルールを確認しても良いでしょう。
間違えやすいのは「〇〇社御中 ××様」という書き方。
会社名の後に個人名が続く場合、御中は必要ないので要注意です。
社内メールの場合は「部署名＋氏名＋様」で送るようにしましょう。
宛名の次は挨拶と名乗りを入れましょう。
挨拶でよく聞くのは「お世話になっております。」だと思いますが、初めてメールを送る相手や状況によっては「お世話になっております。」が使えない場面もあると思います。
例えば初めてメールを送る場合は、「初めてご連絡いたします。」や社内宛てのメールの場合は「お疲れ様です。」にするなど、基本形以外の挨拶も覚えておくと良いでしょう。
その挨拶の後ろの名乗りは宛名と同様「会社名＋部署名＋氏名」とするのが基本です。社内宛ては「部署名＋名字」としましょう。
今回の5つのポイントを踏まえて、シンプルなフォーマットのビジネスメールを途中まで作成してみます。
例）○×商事での打ち合わせの後メール
あなたは打ち合わせで作った資料を先方の○×商事 営業部 田中さんへ送る必要があります。
メールの内容は、一緒に打ち合わせに行ったライターさんにもCcで送る必要があるとします。
宛名：○×商事 営業部 田中さんのアドレス
Cc：一緒に打ち合わせに行ったライターさんのアドレス
件名：◯◯案件の資料について
○×商事
営業部 田中さま
お世話になります。
◯◯社 企画部 ◯◯です。
次回はこの続きを確認していきます！
更新された際にはチェックしてみてくださいね！
