ミニビジネスコラム　電話対応のコツ5つ

2022/12/07

今回のコラムは、電話対応についてです。
電話対応というとつい緊張して身構えてしまうかもしれませんが、正しい言葉遣いやマナーを大切に応対すれば、問題ありません！
実際にどういったことに気を付けたらいいか、確認していきましょう！

電話対応で大切なこと

１）できるだけ早く応対する

相手を待たせすぎると良くないという話を聞いたことがあると思います。具体的な例でいうと「３コール以内に出る」という話も多いですが、初めは緊張してしまうと思うので、あまりにも慌てて出る必要もありません。おススメはとりあえず受話器を取ってから、ひと呼吸おいて名乗るようにしてみましょう。

２）会社名と自分の名前を名乗る

会社によってルールがある場合が多いので、先輩や上司に事前に確認しておきましょう。一般的に言われているケースは、「お電話ありがとうございます。株式会社●●●●の●●●●でございます」といったような内容です。名乗りも焦る必要はないのでゆっくり話すようにして、気持ちを落ち着かせましょう！

２）正確に伝える

自分に対する要件なら必要以上にメモすることは無いのですが、担当者がいなかったり、他の人に繋げる場合は正確に内容を伝えなければならない場面も。

そういった際にはメモなど手元に用意しておくことも重要です。
メモをする内容は、下記のような項目があれば十分です！

〇電話を受け取った日時
〇相手の会社名・氏名
〇用件・問い合わせの内容・伝言
〇折り返す必要の有無
〇折り返す相手の連絡先
〇電話で応対した人（自分）の名前

伝言メモの共有は、紙面だけでなくチャットツールを活用してもよいでしょう。

また、聞きとった内容に間違いがないか、復唱することで確認を取るのも忘れずに！少しの心がけで聞き忘れなどのミスを防ぐことができます。

３）明るく元気に応対する

電話の際、声のトーンは少し上げた方がいいとされています。
相手に伝える意識を持って、ハキハキと返答できるとより良いでしょう。

４）電話を切る際は、相手が切ってから切る

仕事上での電話は、かけた方が先に切ることがマナーとされています。そのため、相手が切って「プープー」という音を確認してから受話器を置きましょう。ただし、相手から電話を切ってくれない場合もあります。そんなときは、「お電話ありがとうございました。失礼いたします」などといって、電話でのやり取りが終わったことを伝え、相手から電話を切るのを促すといいでしょう。

いかがでしたでしょうか？

ハードルが高いと感じがちな電話対応も慣れが一番です。緊張することも多いかもしれませんが、回数を重ねていくうちに自分なりのコツや、苦手への対策もできてくると思います！

もし、電話対応する機会が訪れた際にはこのコラムを思い出してみてくださいね！